Comment améliorer vos e-mails professionnels et les rendre percutants

Vous connaissez bien cette expression " le temps c'est de l'argent ", mais vous pensez en manquer chaque jour pour accomplir toutes vos tâches ? Examinons ensemble une activité chronophage qui vous prendra peut-être deux heures de réflexion en amont, mais qui vous fera gagner des jours en tranquillité d'esprit et en productivité !

En tant que cadre, vous passez près de 5 heures par jour* à consulter vos e-mails professionnels !

( * Source : https://www.arobase.org/actu/chiffres-email.htm)

Il s'agit d'une moyenne qui va dépendre évidemment de votre activité et de votre poste. Vous arrivez au bureau, saluez vos collègues, démarrez votre ordinateur et... désespérez déjà de tous les messages reçus... mais bon sang, ces personnes ne dorment-elles pas ?

Par expérience, le traitement des e-mails dans une journée était pour ma part véritablement chronophage. Sans compter le temps que je pouvais perdre à tenter de retrouver un message, qui datait seulement du lundi... et nous étions jeudi !

La gestion de vos e-mails

Trier, archiver et supprimer vos messages peut véritablement vous faire gagner du temps. Le faire de façon automatique à chaque mail, ou préférer les gérer en fin de journée est essentiel pour vous y retrouver, mais aussi psychologiquement important. Une messagerie vide, c'est l'assurance de partir du bon pied dès le lendemain et ne pas se sentir noyé par la masse !

Comment faire ?

Vous devez penser " organisation " et trouver la vôtre. Analysez votre temps de traitement par jour et votre gestion.

Petit exercice à faire : Tentez cette expérience sur une semaine, voire deux si nécessaire, et répondez à ces questions :

• Combien de messages recevez-vous, en moyenne, par jour, et donc par semaine ?
• Combien de temps passez-vous à les traiter (lire, répondre et écrire), en moyenne, par jour et par semaine ?

Bien, vous obtenez le temps que vous consacrez à cette tâche.

Parlons efficacité maintenant !

• Triez-les en 2 catégories : internes et externes.

De la même façon que précédemment, analysez les données que vous récupérez. Évidemment, cela dépend encore une fois de votre secteur d'activité et de votre poste, mais posez-vous ces quelques questions :

• Je reçois plus d'e-mails internes à traiter.

Votre messagerie déborde par les messages internes : sont-ils vraiment tous importants ? Tous nécessaires pour votre activité ? En un mot, sont-ils pertinents ? 

Je me souviens, avoir perdu un temps phénoménal et une énergie importante un jour, à devoir suivre un échange groupé, pour caler une date et une heure de réunion... pour nous permettre de gagner du temps sur un dossier en harmonisant nos informations. Après cet échec, nous avons utilisé Doodle !

La première erreur est de penser que l'e-mail est l'outil adapté et le plus rapide pour répondre à tous nos besoins de communication !
 

Conseil : Prenez 10 minutes le matin pour faire le point avec les personnes qui semblent le plus enclines à vous envoyer des messages, finalement peu pertinents. Voyez ensemble les informations importantes à traiter dans la journée, les urgences, les actions à mettre en place... Vous éviterez ainsi des écrits " allers-retours " qui gaspillent votre énergie.

Essayez de rester debout lors de cet échange. Vous asseoir, c'est vous installer dans une espèce de réunion où vous risquez de vous étaler sur différents sujets. Soyez concis et précis.

• Je reçois plus d'e-mails externes à traiter.

De la même façon que précédemment, analysez ces messages et répondez à ces quelques questions :

Y a t'il des émetteurs récurrents ? Quelle est la longueur de leurs messages ? Sont-ils pertinents ? Sont-ils informatifs, ou bien nécessitent-ils des réponses ? Est-ce que ce sont des pavés à ne plus comprendre la demande initiale ?

Conseil : Arrêtez de regarder vos messages toutes les deux minutes ! En toute logique s'il y a une urgence réelle, votre interlocuteur préférera prendre son téléphone et vous contacter directement. Si ce n'est pas le cas et vous recevez un " mais tu n'as pas vu mon mail, je t'ai dit que c'était urgent ", alors il est peut-être nécessaire de recadrer gentiment la personne, en indiquant " qu'il était sans doute plus rapide de téléphoner." 

Déterminez-vous des moments de la journée pour traiter vos e-mails.
Pourquoi ne pas tenter de consulter vos mails une heure voire deux, après votre arrivée ? Est-ce que cela aurait un impact sur votre travail ? Et si vous faisiez le test pendant une semaine ? On en reparle en commentaire ?

Allégez votre messagerie en analysant votre rapport à celle-ci, pour envisager d'exploiter d'autres outils plus adaptés.

Classez et organisez votre messagerie (dossiers nominatifs), pour trier et archiver les mails pertinents.

 

La rédaction de vos e-mails

Vous en recevez trop et cela vous fatigue, mais vous, combien en envoyez-vous ?

Et si, une nouvelle fois, vous analysiez votre pratique :

• Combien de messages par jour, envoyez-vous ? (uniquement les mails dont vous êtes l'émetteur premier)
• Combien de temps, en moyenne, passez-vous pour rédiger un mail ?

Conseil : Posez-vous toujours cette question du pourquoi et déterminez en amont l'objectif de votre mail. À qui est-il destiné (interne ou externe) ? J'attends quelle action de la part de mon interlocuteur ? Est-ce que j'utilise l'outil de communication le plus adapté pour ma demande ? Ne serait-ce pas plus efficace de prendre mon téléphone ? D'aller voir directement la personne ? D'utiliser un autre outil (sujet abordé dans l'e-book).

Il est important de comprendre votre rapport quotidien avec votre messagerie, tout comme il est essentiel de mettre également en place de bonnes pratiques dans la rédaction.

Nous utilisons bien souvent, à tort, notre messagerie, comme un couteau suisse qui répondrait efficacement à notre problématique d'une communication efficace et rapide avec notre interlocuteur.

Je vous invite à partager, en commentaire, votre expérience sur le sujet, vos résultats à la mise en application de ces exercices qui pourraient conforter d'autres lecteurs. 

Vous avez des conseils, des astuces, des techniques et outils pour vous permettre de gagner du temps dans la gestion de votre messagerie ? Partagez-les. Les bonnes stratégies mises en place par tous seront bénéfiques pour tous !

Si vous recherchez un outil pertinent pour envoyer vos mailings à vos bases de prospects, découvrez le tutoriel  de Sarbacane juste ICI !